A realidade de hoje está cada vez mais inserida no universo digital. Não é difícil de ver essa transição quando conseguimos realizar quase todas as nossas atividades com alguns cliques em um dispositivo. Desde fazer compras até uma ida ao médico podem ser efetuadas por meio de uma tela. Sendo assim, esse cenário representa o momento atual e ainda fará parte do nosso futuro. Ao avaliar essa modificação, o mundo corporativo também optou por fazer parte disso. Então veja, nesta matéria, a importância de estabelecer a sua organização também virtualmente.
Planeje a transição da sua companhia com as ferramentas da Assine Bem
A passagem para esse meio depende das ferramentas tecnológicas implantadas na companhia. “Ter um Instagram da marca, de fato, não significa ser digital, exige muito além disso. Em suma, essa transformação para o on-line representa a construção de uma assistência por vias além do presencial. Seja para atendimento ou para a contribuição, essa alternativa torna a companhia acessível e preferência dos dois públicos, consumidores e colaboradores”, explica o CEO da Assine Bem, Carlos Mencaci. Por isso, ele também indica as nossas funcionalidades para iniciar o processo:
Gestão de documentos: deixar de usar o excesso de papelada pode ser considerado um dos primeiros passos a seguir. Afinal, quando todos os registros sobre a própria empresa e os clientes estão impressos, o acesso a eles se reduz à forma física. “A solução se desenvolveu considerando esse ponto, é assertivo e mais organizado colocar os arquivos em uma plataforma. Isso porque o seu desenvolvimento serve tanto para tornar a busca assertiva como para proteger os escritos”, alerta Mencaci.
Sendo assim, a Assine Bem dispõe a gestão de documentos, esse mecanismo também conta com modelos de registros prontos para serem preenchidos, enviados e assinados. “Tudo pode ser enumerado e posteriormente identificado por tags, nome, data e título", acrescenta o CEO.
Assinatura digital: outra inovação essencial para implantar a dinâmica tecnológica na corporação é a assinatura eletrônica. O ecossistema corporativo depende de muitos acordos e autorizações. Um elemento presente nisso, é a rubrica nos documentos oficiais estabelecidos entre as partes envolvidas. “Por isso, investir nesse recurso tem o potencial para melhorar o fluxo cotidiano e facilitar as burocracias”, completa.
Os arquivos passíveis de assinatura são integrados à plataforma e assim, são direcionados para os remetentes. As informações dispostas ficam seguras e são vistas somente pelas pessoas autorizadas. O link de acesso pode ser enviado por e-mail, mensagem ou os principais aplicativos de conversa, como o WhatsApp. Já nas mãos do responsável, ele gera sua identificação e confere o contrato ou demais papeladas submetidas, após isso autoriza a validação.
Veja cinco benefícios de manter os registros empresariais no mundo digital
Um estudo levantado pela TNS Research demonstra como as empresas investidoras de tecnologia têm um aumento na receita e crescem aproximadamente 60% a mais em comparação com os outros nomes sem essa aplicação. Além disso, demais melhorias vêm em conjunto. Então, o especialista Marcelo Carreira, vice-presidente Go-To-Market América Latina da Access, apresenta cinco vantagens de incluir esse recurso no sistema da organização:
Promove um local preciso e atualizado
O benefício mais óbvio e potencialmente importante dos registros digitais é a capacidade de atualizar, editar e ter melhor visibilidade do controle de versão do documento. Isso tudo com facilidade, pois os dados são armazenados digitalmente. Especialmente se seus arquivos forem automatizados em uma solução de software, os dados podem ser mais confiáveis e precisos. Essa ação remove o erro humano e garante confiança sobre se os seus dados financeiros, de funcionários e os dos clientes estão corretos.
Acessível de qualquer lugar
Caso os seus documentos e elementos comerciais estiverem armazenados digitalmente, em um sistema central de CRM e software, as informações podem ser acessadas por todos os membros da equipe dependentes delas, removendo o desafio de apenas um funcionário ter visibilidade aos cadastros, por exemplo. Além disso, as principais bases de negócios conseguem ser encontradas fora do escritório. Assim, permitindo a equipe a ter horários de trabalho mais flexíveis e os representantes de campo também a buscarem os conhecimentos de qualquer lugar.
Colaboração em equipe
Quando os documentos podem ser vistos por vários departamentos, isso promoverá a colaboração do time e permitirá os membros a trabalharem juntos em projetos, mesmo sem estar localizados geograficamente no mesmo espaço. Você pode adicionar comentários a arquivos on-line de maneira rápida e eficiente. Isso é relevante em áreas criativas do negócio, mas também para departamentos de venda de diferentes produtos para o mesmo cliente.
Remove o preenchimento físico e o arquivamento
Longe vão os armários de arquivo feios e empoeirados responsáveis por criar um ambiente corporativo desordenado, os quais também prendem a equipe a um espaço de escritório. Isso não é apenas visualmente agradável, mas também elimina as horas gastas arquivando os papéis. Além disso, você pode manter um histórico interminável de sua empresa sem ocupar espaço vital na sala.
Melhora o atendimento ao cliente
A capacidade de manter infinitos dados históricos melhora a qualidade do atendimento ao cliente. Afinal, caso exista uma consulta de suporte, pelo consumidor, com o intuito de reordenar algo comprado em 2001 ou precisa ver para quem suas faturas costumavam ser enviadas por e-mail, é possível responder facilmente a essas questões por meio da visibilidade do mecanismo de salvamento.
Para viabilizar ainda mais esse lado de relacionamento com o público, automatizar e equipar os canais de suporte é uma medida vital. “Usar a tecnologia é fundamental em vários pontos, mas para aprimorar o contato externo, assim como também metrificar nos níveis de satisfação, a Total IP, empresa de soluções digitais parceira, entrega esse resultado com uma variação de ferramentas”, finaliza Mencaci.
Ao levar em conta todos interessados e suas funcionalidades, o site considera outras abas para a investigação. Você também pode entrar em contato com a equipe comercial e ter um momento de imersão em nosso trabalho. Além disso, não é preciso contratar de imediato a fim de aproveitar dos benefícios da aplicação, nós disponibilizamos um período de teste totalmente gratuito! Aproveite a oportunidade agora mesmo.
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